Arti Protokoler beserta Komponen Acaranya

• Acara kenegaraan adalah acara yang diatur dan diselenggarakan oleh negara, dilaksanakan oleh panitia negara yang diketuai oleh Menteri sekretaris negara, dihadiri oleh Presiden dan atau Wakil Presiden, dan undangan lainnya.
• Acara resmi adalah acara yang bersifat resmi yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu, dan dihadiri oleh pejabat negara dan/atau pejabat pemerintah serta undangan lainnya.
• Acara yang dipersamakan dengan acara resmi, yaitu acara atau kegiatan yang diatur dan diselenggarakan oleh Organisasi Non Pemerintah (NGO) atau swasta yang dihadiri oleh pejabat negara dan atau pejabat pemerintah dan undangan lainnya.

Ketiga acara di atas diterapkan dengan ketentuan tata tempat, tata upacara, dan juga tata penghormatan.

1. Persiapan

Petugas protokoler perlu melakukan riset dengan mengumpulkan sejumlah informasi/data terkait dengan kesiapan lokasi, tim pelaksana, dana, waktu, kewenangan, undangan, materi acara, pencatatan, dan sebagainya.

2. Tata ruang dan kelengkapan

Tata ruang adalah pengaturan ruang yang akan dipergunakan untuk acara. Tata ruang disesuaikan dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. Misalnya ruang kegiatan upacara pelantikan dan serah terima jabatan akan berbeda dengan tata ruang yang akan dipergunakan untuk upacara berbeda.

Petugas protokoler melakukan pengaturan yang meliputi setting cahaya, meja, kursi, tata suara, lagu, dan pengeras suara.

Jika diperlukan hiasan ruangan, bendera, dan lambang negara maka petugas protokoler harus menyiapkan minimal H-2 barang-barang tersebut sudah siap dan tersedia untuk dipasang.

Dalam praktiknya, protokoler harus memerhatikan segala sesuatunya dengan sangat detail, misalnya dalam tata ruang ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja).
• Papan nama petunjuk yang diperlukan.
• Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat.
• Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

Kelengkapan lain yang diperlukan adalah naskah-naskah seperti berita acara, naskah pidato, dan sambutan. Pastikan semuanya sudah dilakukan koordinasi dengan pihak yang terkait.

3. Tata Upacara

Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai jenis aktivitasnya. Untuk keperluan tersebut harus diperhatikan:

• Jenis kegiatan;
• Bahasa pengantar yang dipergunakan;
• Materi aktivitas.

Dalam tata upacara, harus lah direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personel penyelenggara, dan alat penunjang lain. Untuk pengisi acara misalnya dalam memberikan sambutan harus diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan.

Juga yang tak kalah penting adalah memastikan kesediaan pembicara atau pemberi sambutan tersebut dengan menghubunginya beberapa waktu sebelum acara. Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan pula seorang stage manager" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

4. Tata busana

Untuk acara yang bersifat resmi dan membutuhkan keprotokolan, mungkin diperlukan dress code. Untuk itu, cantumkan dalam undangan tentang dress code yang harus dikenakan oleh para tamu undangan.

Berikut ini adalah jenis-jenis tata busana yang biasanya dikenakan dalam sebuah acara resmi:

• Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
• Pakaian Sipil Harian (PSH)
• Pakaian Dinas Lapangan (PDL)
• Pakaian Dinas Harian (PDH)
• Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer
• Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)
• Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
• Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

5. Tata penghormatan

Tata penghormatan adalah urutan sambutan, sapaan, dan lain-lain.

Sumber: dpr.go.id, bakai.uma.ac.id

Yuk, baca artikel edukasi lainnya dengan mengikuti tautan ini.