Pengertian Disposisi dalam Urusan Administrasi, Ketahui Manfaatnya

Ilustrasi surat disposisi. (Photo by Scott Graham on Unsplash)

Bola.com, Jakarta - Disposisi merupakan satu di antara istilah yang sering muncul dalam dunia administrasi perkantoran. Istilah tersebut biasanya didengar untuk urusan surat dinas atau hal-hal administrasi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), disposisi adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas dan langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan.

Ada beberapa ketentuan yang perlu diisi dalam lembar disposisi, mulai nomor surat, indeks kode administrasi. Jika lembar-lembar tersebut sudah diisi dengan lengkap, surat disposisi ini akan diberikan kepada pihak staf administrasi untuk segera diteruskan kepada atasan.

Hal itu berguna agar surat disposisi tersebut segera ditanggapi dan mendapatkan tindaklanjut dari atasan. Penting mengetahui manfaat disposisi tersebut.

Agar lebih jelas lagi terkait disposisi, berikut manfaat dan alur pencatatannya, disadur dari Merdeka, Jumat (3/6/2022).

Berita motion grafis Timnas Argentina menjadi juara Finalissima 2022 setelah mengalahkan Italia dengan skor telak 3-0, Kamis (2/6/2022) dinihari WIB.

2 dari 4 halaman

Manfaat Disposisi

Dunia surat menyurat konvensional saat ini sudah mulai beralih ke surat elektronik. Meski begitu, kegiatan surat menyurat tetap dilakukan seperti biasa dan tidak mengurangi aktivitasnya.

Dengan perubahan atau bergantinya urusan surat menyurat jadi surat digital dan elektronik, sebenarnya akan lebih memudahkan pekerjaan yang ada.

Urusan disposisi juga bisa dilakukan dalam surat digital. Disposisi memiliki kegunaan dan fungsi untuk mengetahui petunjuk atau tindakan yang harus dilakukan oleh bawahan.

Disposisi bersifat segera. Maka itu, harus langsung dilakukan dan dikerjakan sesuai petunjuk. Dengan adanya disposisi, kita bisa mengetahui tanggapan dari surat masuk yang diterima serta mengetahui bagaimana surat tersebut ditindaklanjuti.

Maka itu, disposisi surat, wajib ada dalam perusahaan agar staf admin bisa tahu tindakan yang akan dilakukan dalam menangani surat masuk dan surat keluar mengingat ini harus disesuaikan dengan perintah atasan.

3 dari 4 halaman

Alur Pencatatan Surat pada Lembar Disposisi

Ilustrasi surat disposisi. (Sumber: PIxabay)

Alur pencatatan surat pada lembar disposisi berperan sangat penting bagi berjalannya suatu surat. Disposisi ini memang hanya instruksi guna penyelesaian suatu surat. Namun, adanya instruksi pimpinan, surat akan mudah untuk ditindaklanjuti.

Untuk itu, Anda harus memahami pula alur pencatatan surat pada lembar disposisi agar bisa mendapatkan tindaklanjut sesegera mungkin. Dikutip dari penelitian Jurnal Administrasi Bisnis (ATRABIS) via Merdeka, berikut adalah alur pencatatan surat pada lembar disposisi:

1. Staf biro umum menerima surat masuk dari kurir dan kemudian menandatangani lembar tanda terima surat, sebagai bukti surat telah diterima. Penandatanganan ini penting dan harus dilakukan karena, jika tidak ada bukti tanda tangan penerimaan surat, surat masuk tidak akan disampaikan terlebih dahulu sampai benar-benar terdapat bukti penandatanganan surat masuk pada lembar tanda terima surat.

2. Staf biro umum kemudian memisahkan surat yang telah diterimanya, memisahkan antara surat masuk dari dalam (contohnya Nota Dinas) dan surat masuk dari luar (contohnya permohonan peminjaman tempat, permohonan biaya, permohonan piala Gubernur dan lain lain).

Pemisahan ini dilakukan guna mempermudah proses pencatatan surat yang akan dikelola dan mempermudah staf untuk mencatat surat penting yang akan dikelola terlebih dahulu.

3. Setelah surat masuk tersebut dipisahkan kemudian, surat dicatat pada lembar disposisi rangkap dua. Rangkap dua lembar disposisi ini berwarna pink dan putih. Lembar disposisi rangkap dua tersebut ketika proses pencatatan telah selesai akan disobek untuk dipisahkan.

Lembar disposisi berwarna pink akan didistribusikan kepada bagian yang bersangkutan dan lembar berwarna putih akan disimpan untuk diarsipkan.

4 dari 4 halaman

Alur Pencatatan Surat pada Lembar Disposisi

4. Setelah surat diberikan lembar disposisi, surat diberikan kepada pimpinan untuk diberikan instruksi agar surat bisa ditindaklanjuti sesuai perintah dan instruksi pimpinan.

5. Setelah lembar disposisi diberikan instruksi oleh pimpinan, kemudian lembar disposisi di input ke sistem untuk mempermudah pencarian data dan sebagai arsip dari instansi tersebut.

6. Setelah selesai diinput di sistem, surat yang telah diberikan lembar disposisi di distribusikan kepada bagian yang sesuai. Hal ini bertujuan untuk ditindaklanjuti lebih jauh agar surat dapat diselesaikan sesuai dengan instruksi yang diberikan.

Setelah didistribusikan dan ditindak lanjuti maka pencatatan surat pada lembar disposisi telah terselesaikan.

Disadur dari: Merdeka.com (Penulis: Billy Adytya. Published: 5/1/2022)

Yuk, baca artikel pengertian lainnya dengan mengikuti tautan ini.